Na een evenement

Geleend materiaal

Denk eraan dat geleend materiaal tijdig terug moet!

Haal alle gehuurde materialen uit het gebouw
Controleer of alle materialen er zijn en of er geen schade is
Maak ze proper en plaats ze bij elkaar, zodat de stadsdiensten of de firma’s ze makkelijk kunnen ophalen.

Bij eventuele schade is het vaak goedkoper om zelf de herstellingen uit te voeren. Vraag ernaar en bespreek dit. Breng ook de verzekeringsmaatschappij tijdig op de hoogte van eventuele schadegevallen.

Financiën

De medewerkers zullen graag weten waar hun inspanningen toe hebben geleid. Zorg dus snel voor een financieel verslag.

Wacht niet te lang met betalingen van de facturen.
Hou in je verslag rekening met facturen die je nog moet krijgen en de teruggave van eventuele waarborgen.

Als je een nieuwe rekening opende speciaal voor deze activiteit, sluit de rekening dan niet te snel terug af. Sommige leveranciers wachten lang met de facturen.

Evaluatie

Een grondige evaluatie wordt vaak vergeten. Nochtans kan men zo leren uit eventuele fouten en het een volgende keer beter aanpakken. Een evaluatiemoment kan worden aangegrepen om al de medewerkers ook te bedanken voor hun inspanningen.

Evalueer alle fasen:

de voorbereiding
het evenement zelf
het opruimen

Indien er bij de evaluatie algemene punten over de TRAX-site naar boven komen, mag je die zeker aan ons doorgeven.

Bedankje

Een evenement organiseer je meestal niet alleen. Je kan je medewerkers, sponsors, buren en alle mensen waar je iets aan gehad hebt bij de organisatie van je evenement bedanken met een kleine attentie: een kaartje, een leuke foto, ... Dit bevordert de organisatie van toekomstige activiteiten.

Website door Heftig